Das Modul zum Mitgliederimport ermöglicht einen einfachen Abgleich der iPrendo-Benutzerverwaltung mit externen Datenquellen, wie z.B. Ihrer Mitarbeiterdatenbank. Dank des Excel-Imports können Sie außerdem ab sofort neue Benutzer:innen direkt zu einer Gruppe hinzufügen. Vor allem für Gruppenleiter:innen, die eine Vielzahl von Schulungsteilnehmern:innen anmelden möchten, ist diese Funktion äußerst hilfreich.
Mitgliederimport öffnen
Um Mitglieder:innen für eine Gruppe zu importieren, öffenen Sie diese und navigieren über den Tab Mitglieder (1) über den Button Mitglieder importieren (2) in den Mitgliederimport.
Sofern noch keine Gruppe in Ihrem System verfügbar ist, legen Sie bitte zunächst eine neue Gruppe an, in welche Sie im Anschluss neue Mitglieder:innen importieren können.
Mitglieder importieren
Bevor Sie die Mitglieder:innen in iPrendo importieren können, müssen Sie eine Excel-Datei erstellen, die als Eingabe dient. Sie können sich hierfür unsere Beispieldatei herunterladen (1) und bearbeiten oder nach diesem Muster selbst eine Excel-Datei erstellen.
Nach dem Upload (2) der Excel-Datei wird diese nach einem Klick auf Weiter (3) validiert.
Sie erhalten nun eine Übersicht in der Sie die Daten prüfen können (1).
- Der Datensatz ist fehlerhaft (2)
Bitte achten Sie darauf, dass der Datensatz gültig ist. Mehr Informationen zum Fehler entnehmen Sie bitte der Fehlermeldung (5) des jeweiligen Datensatzes. - Der Benutzer wird erstellt und der Gruppe hinzugefügt (3)
Die/Der Benutzer:in ist neu in Ihrem System. Er wird erstellt und der Gruppe hinzugefügt. - Der Benutzer wird der Gruppe hinzugefügt (4)
Die/Der Benutzer:in besteht bereits und wird lediglich der gewählten Gruppe hinzugefügt.
Sind alle Daten valide, können Sie über Weiter (6) die E-Mail-Einstellungen konfigurieren.
In der E-Mail Konfiguration (1) können sie einstellen, ob neue Benutzer:innen eine Informations-E-Mail über die Erstellung ihres Accounts erhalten (2). Ist dies aktiviert, erhalten Sie eine Meldung, wie viele Mitglieder:innen eine Informations-E-Mail erhalten (3).
Alle richtigen Benutzer:innen erhalten eine Informations-E-Mail über das Hinzufügen zur Gruppe.
Wenn Sie keine Benachrichtungs-E-Mail über das Hinzufügen zur Gruppe an die Teilnehmer:innen senden möchten, können Sie diese Einstellung vor dem Import deaktivieren.
Nach dem erfolgreichen importieren ist der Import abgschlossen (1). Die Mitglieder:innen werden nun in der Liste angezeigt.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Benutzer:innen mittels unseres Benutzerimports in iPrendo importieren möchten, werden keine Werte für bestehende Benutzer:innen überschrieben. Mögliche Anpassungen müssen nach wie vor manuell getätigt werden.