In der heutigen digitalen Ära sind Unternehmen ständig auf der Suche nach effizienteren Wegen, um ihre Mitarbeiter:innen zu schulen und weiterzubilden.
Insbesondere jährlich wiederkehrende Schulungen – sei es zu Themen wie Arbeitssicherheit, Datenschutz oder Compliance – stellen eine erhebliche logistische und finanzielle Herausforderung dar.
Hier kommt das E-Learning ins Spiel, das durch automatisierte Prozesse nicht nur den Schulungsaufwand drastisch reduziert, sondern auch zahlreiche weitere Vorteile bietet.
In diesem Blog-Artikel erläutern wir, wie Sie mit iPrendo ganz einfach Wiederholungsschulungen erstellen und konfigurieren können.
Voraussetzungen
Die Anwendung muss dafür folgende Bedingungen erfüllen:
- Es muss min. eine Test-Lektion mit hinterlegtem Zertifikats-PDF vorhanden sein.
- Es darf max. eine Test-Lektion inkl. Zertifikats-PDF vorhanden sein.
- Es darf nur eine Zertifikats-PDF hochgeladen werden.
- Der Schwellenwert muss > 0 eingestellt sein.
Weitere Lektionen im Test- oder im Üben-Modus anzulegen stellt kein Problem dar, solange dort kein Zertifikat aktiviert und keine PDF hinterlegt ist.
Wiederholungsschulungen einstellen
Gehen Sie in der entsprechenden Gruppe bitte auf den Reiter Anwendungen, klicken die gewünschte Anwendung an und aktivieren die Checkbox Wiederholungsschulung.
Anschließend können Sie den Zeitintervall in Monaten einstellen. Bitte denken Sie daran, die Einstellungen zu speichern.
Der Prozess im Hintergrund
- Einen Monat vor Ablauf des Zertifikats werden Ihre Nutzer:innen automatisch per E-Mail darüber informiert, dass die Anwendung wiederholt werden kann. Der E-Mail Versand erfolgt nur dann, wenn die Wiederholungsschulung weder gesperrt, noch die Verfügbarkeit abgelaufen ist.
- Einmal pro Nacht wird geprüft, welche Tests wiederholt werden müssen.
- Alte Lernstände werden automatisch archiviert.
- Die komplette Anwendung wird erneut für den/die Nutzer:in freigeschaltet.
- Die Nutzenden starten mit einer offenen Anwendung ohne jeglichen Fortschritt oder Lernstand.
Wichtige Hinweise
Wir führen die oben genannten Schritte nicht erst am letzten Tag des eingestellten Wiederholungszeitraumes durch, sondern bereits 30 Tage vorher.
Das bedeutet, dass 30 Tage vor dem Ablauf des Zertifikats die „alten“ Lernstände dementsprechend archiviert und die Teilnehmenden per E-Mail an die erneute Durchführung erinnert werden.
Die Anwendungen dürfen nachträglich nicht strukturell verändert werden, da dadurch die alten Lernstände verfältscht werden, bzw. nicht mehr reproduzierbar sind.
In der Gruppenverwaltung wird im Reiter Anwendungen in der Liste per Badge angezeigt, ob es sich um eine Wiederholungsschulung handelt und welcher Intervall jeweils eingestellt ist.
Gut zu wissen
Wenn Sie eine Wiederholungsschulung auch als Pflichtschulung markieren, dann wird Ihren Nutzer:innen auf der Kachel zur Anwendung zusätzlich ein Badge mit der Kennzeichnung “Pflicht “ angezeigt.
„Archivierte“ Zertifikate können von Nutzer:innen über das Benutzer-Menü (Icon) oben rechts abgerufen werden. Dort werden ausschließlich Zertifikate zu Wiederholungsschulungen aufgelistet, die nicht gesperrt sind und/oder deren eingestellte Verfügbarkeit gültig ist.